Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm quản lí VinShopPro8

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT, HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VINSHOPPRO8

I. Yêu cầu cài đặt

Để cài đặt thành công và sử dụng phần mềm kế toán VinShopPro8 bạn cần cài đặt thành công những bước sau:
1. Cài đặt phần mềm kế toán VinShopPro8 từ bộ cài đặt bạn tải về hoặc bộ cài đặt trong đĩa CD
2. Chạy phần mềm, đăng ký sử dụng
3. Tạo CSDL ban đầu, Attach CSDL cũ nếu cài lại phần mềm
4. Cài đặt máy in.

II. Hướng dẫn cài đặt phần mềm VinShopPro8

Sau khi đã tải bộ cài đặt về và giải nén thành công, hoặc bộ cài đặt từ đĩa cài. Chạy file “Setup” để bắt đầu cài đặt. Trên các giao diện bạn bấm nút “Accept”, “Next”, “Close” là xong.

III. Chạy phần mềm, đăng ký sử dụng, đặt tham số kết nối SQL Server 2005 với cơ sở dữ liệu của phần mềm VinShopPro8.

1. Chạy trương trình :

 Chạy phần mềm từ biểu tượng trên màn hình. Nếu là lần chạy đầu tiên phần mềm yêu cầu bạn phải thiết lập cơ sở dữ liệu mới hoặc tham số kế nối máy chủ cơ sở dữ liệu.

2. Tạo mới, thiết đặt tham số kết nối CSDL :

 Nếu bạn chạy phần mềm lần đầu tiên, máy tính sẽ hỏi thông số kết nối cơ sở dữ liệu, hoặc bạn vào menu “Hệ thống” => “Cấu hình kết nối”.

 Cách 1: Nếu bạn muốn tạo CSDL mới, tại ô “Tên cơ sở dữ liệu” bạn đặt tên cho cơ sở dữ liệu của mình, ví dụ: VinShopPro8_VinShop, nếu bạn cài đặt có mật khẩu cho SQL Express thì bạn gõ User là “sa”, Password là “mật khẩu bạn đặt”, nếu bạn không đặt mật khẩu cho SQL Express thì bạn bấm tích vào “Kết nối tự động” rồi bấm nút “Khởi tạo dữ liệu mới” rồi làm theo các bước màn hình hiện ra:

1. Bạn chọn nơi đặt CSDL rồi bấm “Ok” -> Màn hình hiển thị thông báo -> Bấm '' OK '' -> Bấm '' OK '' -> trở về giao diện. 
2. Bấm nút '' Lưu cấu hình kết nối " rồi bấm nút '' Thoát '' để đăng nhập vào phần mềm với tên đăng nhập mặc định là '' Admin'', mật khẩu là ''111111'' đã được nhớ sẵn.

Cách 2: Nếu phần mềm đã được sử dụng và vì lý do nào đó phải cài lại phần mềm, bạn chú ý rằng file cơ sở dữ liệu (CSDL) lần trước bạn lưu vẫn còn (là file được tạo ra ở bước trên), ta sẽ Attach (là thao tác nhận CSDL vào SQL Express để phần mềm bắt đầu sử dụng) CSDL mà không phải khởi tạo CSDL mới. Để làm việc này, bạn ra màn hình Desktop, bấm chuột phải lê biểu tượng phần mềm (máy bạn chạy Win7 trở lên)  “Properties”  .

1. Bạn tích vào ''Run this program as an a administrator'' rồi bấm ''OK'' -> quay ra biểu tượng phần mềm ngoài màn hình rồi bấm đúp chuột để chạy phần mềm.
2. Trên giao diện: 
    - Bạn đặt tên CSDL rồi bấm nút ''Attach'' -> xuất hiện giao diện để bạn tìm đến file dữ liệu -> bạn chọn đến file dữ liệu rồi bấm ''Open''
3. Nếu phần mềm báo "Thực hiện xong" , bạn bấm nút "Lưu cấu hình kết nối'' là xong -> ''Thoát'' để trở về màn hình đăng nhập để sử dụng phần mềm.

IV. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VINSHOPPRO8.

1. Nguyên tắc khi bắt đầu sử dụng phần mềm, bạn phải thực hiện theo thứ tự sau:

• Khai báo danh sách người sử dụng, tạo tên đăng nhập và mật khẩu.
• Phân quyền sử dụng phần mềm.
• Chốt công nợ khách hàng, nhà cung cấp đến thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm à nhập công nợ đầu kỳ khách hàng, nhà cung cấp
• Khai báo danh mục hàng hóa
• Kiểm kê hàng tồn kho, lập phiếu nhập hàng đầu kỳ: Làm phiếu nhập như thông thường, nhưng khác ở chỗ là bạn phải khai báo thêm một nhà cung cấp chính là Cty bạn, để bạn làm phiếu nhập từ nhà cung cấp là Cty bạn luôn.
• Nhập số dư đầu kỳ các tài khoản, bằng cách làm phiếu thu nếu số dư > 0 hoặc lập phiếu chi nếu số dư < 0.
• Lập phiếu nhập mua hàng
• Lập phiếu xuất hàng: Để đảm bảo đơn giá vốn tồn kho thì không được xuất âm (chưa nhập đã làm phiếu xuất). Phải làm phiếu nhập trước khi làm phiếu xuất.
• Lập các phiếu thanh tóan nợ khách hàng, nhà cung cấp
• Lập các phiếu thu, chi ngòai việc công nợ.
• Chấm công, tính lương, in bảng lương.
• Xem các thể loại báo cáo.

Sau khi bạn chạy chương trình, tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập lần đầu tiên sẽ là: “Admin” và mật khẩu là “111111”.

2. Mở phần mềm, đăng nhập hệ thống:

 Mở phần mềm từ biểu tượng ngòai màn hình nền, xuất hiện giao diện đăng nhập, bạn để nguyên tên đăng nhập lần đầu Admin và mật khẩu và bấm nút “Chấp nhận”. Đây là tên đăng nhập với phân quyền cao nhất, bạn có thể tạo ra các tên đăng nhập cho người dùng khác và phân nguyền cho người dùng đó.

Chú ý: Mặc định khi bạn cài phần mềm thì tên đăng nhập “Admin” có quyền là quản trị hệ thống. Đăng nhập với quyền này rồi thì bạn có quyền tạo tên đăng nhập cho người khác, phân quyền sử dụng … Khi tạo tên đăng nhập cho người dùng hãy chú ý mục ghi là “Là quản trị “ , nếu tích vào thì người này sẽ có quyền Quản trị hệ thống, được phép làm mọi việc trên phần mềm mà không phụ thuộc chức năng phân quỳên.

3. Sử dụng hệ thống danh mục:

(Hướng dẫn này áp dụng cho tất cả hệ thống danh mục và các cửa sổ nhập liệu)

• Chú ý về quy định mầu cho các ô nhập liệu: Màu xanh dương là ô bắt buộc nhập dữ liệu. Màu trắng có thể nhập dữ liệu hoặc bỏ trắng. Màu xanh lá cây là ô cho việc tìm kiếm dữ liệu. Ô nhập liệu có dạng dấu “…” ở cuối thì có thể nhấn nút ba chấm này để tạo mã tự động.
• Chú ý về quy định các nút nhấn: “Thêm mới” để chuyển cửa sổ nhập liệu sang chế độ bắt đầu thêm mới. “Sửa đổi” để chuyển chế độ của cửa sổ nhập liệu sang chế độ sửa đổi, thông tin ở các ô nhập liệu được điền vào từ việc chọn một dòng dữ liệu ở danh sách bên dưới hàng nút nhấn. “Chấp nhận” để lưu thông tin từ cửa sổ nhập tiều, tùy vào trạng thái cửa sổ là thêm mới hay sửa đổi. Nút “Xóa bỏ” là để xóa một dòng dữ liệu được lựa chọn ở danh sách bên dưới. “Thoát” để thoát khỏi cửa sổ làm việc hiện tại.  “Xuất Excel” để xuất danh sách dữ liệu bên dưới ra định dạng excel. “Mở rộng” để ẩn khu vực các ô nhập liệu và các nút điều khiển dành diện tích hiển thị cho các dòng dữ liệu.

• Chú ý về quy định phím tắt: khi trỏ chuột vào đối tượng nào trên cửa sổ sẽ hiện ra thông tin về phím tắt của đối tượng đó.

•   Quy định về quy trình: với ký hiệu à ta hiểu đó là một thao tác vào menu hoặc nhấn vào một nút trên cửa sổ chương trình, hoặc bước tiếp theo của quy trình. Những chữ được đánh trong cặp dấu “ “ là thể hiện menu hoặc nút nhấn.

- Quy trình thêm mới một dữ liệu bất kỳ: -> “Thêm mới” -> Nhập thông tin vào các ô nhập liệu -> “Chấp nhận”

- Quy trình sửa thông tin một dữ liệu: -> Chọn một dòng dữ liệu ở danh sách -> “Sửa đổi” -> Nhập, sửa thông tin vào các ô nhập liệu -> “Chấp nhận”

- Quy trình xóa một thông tin: -> Chọn một dòng dữ liệu ở danh sách -> “Xóa bỏ”. Chú ý là khi xóa một số dữ liệu danh mục, nếu danh mục đã được sử dụng ở các phần danh mục khác thì không thể xóa được.

- Quy trình tìm kiếm thông tin: Tại vùng tìm kiếm trên cửa sổ tìm kiếm -> Nhập thông tin vào ô điều kiện tìm kiếm -> “Chấp nhận”

- Quy định về cách mở hộp thoại tìm kiếm nhanh: Tại mỗi ô nhập liệu mà thông tin dạng danh mục, bạn đánh dấu “?” và “Enter” để mở cửa sổ tìm kiếm danh mục đó

4. Khai báo danh mục nhân viên :

Từ menu “Danh mục” -> “Nhân viên” -> xuất hiện giao diện tìm kiếm nhân viên. Danh mục này lưu trữ những lao động là nhân viên của cty, cửa hang. Khai báo nhân viên còn làm danh sách cho việc tạo bảng chấm công, nhân viên tham gia vào phiếu nhập, xuất. Tên nhân viên còn dung để báo cáo doanh thu theo nhân viên bán hàng, nhân viên chở hàng, nhân viên nhập hàng.

1. Bấm vào thêm mới để khai báo mới 1 tên nhân viên: Nếu nhân viên đó bạn muốn thể hiện trong bảng chấm công thì tích vào “Có chấm công”. Nếu có chấm công thì mục lương cơ bản (tổng lương thỏa thuận người lao động được hưởng. Nếu bạn tích vào chỗ “Không sử dụng” có nghĩa là nhân viên này được khai báo nhưng không xuất hiện ở bảng chấm công mới nữa.
2. Để sửa đổi thông tin 1 nhân viên: chọn trên danh sách nhân viên --> bấm sửa đổi --> bạn sửa thông tin rồi bấm “Chấp nhận”
3. Xóa nhân viên: Nhân viên đã phát sinh (được sử dụng) trong phiếu nhập, xuất, thu, chi, tạm ứng lương, ... thì không xóa được. Những nhân viên chưa phát sinh giao dịch gì bạn có thể bấm nút xóa trên danh sách nhân viên để xóa.

5. Lưu cấu hình giao diện:

Khi bạn thay đổi hình thức thể hiện của giao diện phần mềm, bạn có thể lưu lại để lần sau có thể mở lại. từ menu ''Hệ thống'' ->''Lưu cấu hình giao diện''

6. Phân quyền:

Từ menu ''Hệ thống'' -> ''Phân quyền'' . Tại ''Phân quyền truy cập dữ liệu'' -> chọn nhóm người dùng -> Đánh dấu vào quyền tương ứng mà nhóm này được làm việc.

Tại ''Phân quyền giao dịch'' ở đây là phân quyền cho từng nhân viên bán hàng bằng đầu đọc mã vạch: chọn người dùng-> chọn các quyền bán lẻ -> ''Lưu cấu hình bán lẻ''

7. khai thông tin công ty:

Từ menu “Hệ thống” -> “Thông tin Cty”. Thông tin bạn nhập liệu ở đây sẽ áp dụng cho toàn bộ hệ thống liêu quan đến thông tin về cty của bạn.

8. Đổi mật khẩu:

Từ menu “Hệ thống” à “Đổi mật khẩu” à nhập thông tin à “Chấp nhận”. Chú ý là chỉ đổi được mật khẩu của người dùng đang đăng nhập.

9. Sử dụng Hóa đơn nhập/xuất:

Menu “Kho hàng” -> “Hóa Đơn Nhập/Xuất” -> xuất hiện cửa sổ làm việc (cửa sổ tìm kiếm hóa đơn nhập/xuất).

Nút “Tìm kiếm” sẽ tìm ra kết quả các hóa đơn nhập/xuất theo điều kiện bạn nhập vào các ô ở bên trái, ví dụ: Tìm kiếm các hóa đơn nhập Từ ngày A đến ngày B

9.1. Quy trình thêm mới một hóa đơn:

-> ''Thêm mới'' -> giao diện -> Nhập thông tin cuống hóa đơn -> tiếp theo nhập thông tin cho vùng chi tiết hóa đơn.

Tại ô mã hàng, bạn có thể đánh vào mã hàng và enter để tiếp tục nhập số lượng, đơn giá … hoặc bạn cũng có thể đánh vào ô mã hàng một dấu hỏi “?” và enter để mở hộp thoại tìm kiếm hàng hóa:

• Khi hộp thoại tìm kiếm hàng hóa hiện ra, bạn bấm phím “F3”, con trỏ trỏ vào ô mã hang, Gõ vào điều kiện tìm kiếm theo mã hàng hoặc tên hàng -> Chọn mặt hàng trong danh sách kết quả bên dưới rồi nhấn đúp chuột hoặc ấn “enter” hoặc “Chấp nhận” -> Nhập tiếp các thông tin tiếp theo: Số lượng, đơn giá, chiết khấu, VAT.
• Trong vùng chi tiết hóa đơn, bạn muốn sửa số lượng, đơn giá thì bạn trỏ vào ô cần sửa rồi nhập số -> “Enter”. Nếu bạn muốn xóa 1 dòng nào thì bạn chọn xong bấm phím Del trên bàn phím.
• Sau khi các thông tin đã làm xong -> “Lưu”
• Bấm nút thanh toán để tạo phiếu thanh toán trong trường hợp thanh tóan ngay. Nếu để sau này mới thanh tóan thì lúc đó bạn sẽ không bấm nút thanh toán ở đây mà vào phần Công nợ -> Thu nợ khách hàng/ Trả nợ nhà cung cấp để thực hiện.
• Khi xóa một hóa đơn nhập/ xuất, bạn phải chú ý xem hóa đơn này đã phát sinh phiếu thu/ chi thanh toán hay chưa để điều chỉnh cho phù hợp. Khi thanh tóan sẽ tạo ra 1 phiếu thu/chi. Bạn có thể tìm thấy phiếu thu/chi này trong phần menu Thu chi – chấm công -> Phiếu thu công nợ khách hang/ Phiếu chi công nợ nhà cung cấp. Nếu bạn xóa phiếu nhập/ xuất trên danh sách tìm kiếm phiếu nhập/ xuất thì chương trình không tự động xóa phiếu thu/chi tương ứng, bạn phải vào phần quản lý phiếu thu, chi để xóa nếu cần.
• Nhấn nút “In” để in hóa đơn.

9.2. Quy trình sửa đổi một hóa đơn:

Từ cửa sổ tìm kiếm hóa đơn nhập/xuất, bạn nhập điều kiện tìm kiếm từ ngày đến ngày -> bấm nút “Tìm kiếm”, danh sách kết quả hiện ra ở ngay bên dưới nút “Tìm kiếm” -> bạn bấm chuột vào một dòng (nó chính là 1 hóa đơn) -> bạn bấm nút sửa đổi -> xuất hiện giao diện như lúc bạn thêm mới và đã điền dữ liệu của hóa đơn cần sửa. Từ đây bạn có thể sửa, xóa bất kỳ thông tin nào bạn muốn rồi bấm nút “Lưu”.

9.3. Xóa một hóa đơn:

Từ cửa sổ tìm kiếm hóa đơn nhập/xuất, bạn nhập điều kiện tìm kiếm từ ngày đến ngày -> bấm nút “Tìm kiếm”, danh sách kết quả hiện ra ở ngay bên dưới nút “Tìm kiếm” -> bạn bấm chuột vào một dòng (nó chính là 1 hóa đơn) -> bạn bấm nút Xóa bỏ -> phần mềm hỏi bạn có quyết định xóa không? Xóa chọn Yes, bỏ qua chọn “No”

10. Sử dụng phiếu thu - chi :

 10.1. Menu “Thu – Chi – Chấm công” -> “Phiếu Thu/Phiếu Chi”, hoặc “Thu nợ kách hàng/ Trả nợ nhà cung cấp” -> Xuất hiện cửa sổ là danh sách phiếu thu/chi -> từ cửa sổ này bạn có thể tìm kiếm phiếu thu/chi từ ngày A đến ngày B bằng cách chọnngày rồi bấm nút “Tìm kiếm”. Quy trình giống như làm phiếu nhập/xuất cho các việc thêm phiếu chi, sửa phiếu chi.

 10.2. Để in một phiếu thu/chi thì chọn phiếu cần in trong danh sách bên dưới -> “In”.

 10.3. Chú ý : Phiếu vừa làm xong gần nhất sẽ được sắp xếp lên đầu.

 10.4. Đối với phiếu chi, “người nộp – nhận” có nghĩa là người nhận tiền

 10.5. Đối với tiền thu, ''người nộp - nhận'' có nghĩa là người nộp tiền

 10.6. Những khoản thu chi công nợ thì bạn chọn mục Thu nợ khách hàng /Trả nợ nhà cung cấp. Những khoản thu/chi ngoài công nợ, đó là các tiền phi phí, dịch vụ các loại thì bạn làm phiếu thu/chi thông thường.

 10.7. Nếu nhân viên ứng lương, vào mục “Tạm ứng lương” -> tạo phiếu chi tạm ứng lương.

11. Xuất hàng mã vạch :

 11.1. Menu ''Kho hàng'' -> ''Xuất hàng mã vạch'' -> cửa sổ xuất hàng mã vạch.

11.2. Đối với người đăng nhập là người quản trị hệ thống thì “Vùng số 1” có thể thay đổi thông tin được. Còn đối với nhân viên thu ngân thông thường thì sẽ không thay đổi được, vùng này sẽ bị ẩn đi.

11.3. Đối với bán hàng bằng mã vạch -> Đặt con trỏ chuột vào ô Mã vạch -> đưa hàng hóa vào soi mã vạch bằng đầu đọc mã vạch -> Nhập số tiền vào ô Thanh toán -> “Enter” hoặc “In” hoặc “F12”.

11.4. Trong danh sách hàng hóa đã soi mã vạch, bạn có thể chọn để xóa. Nếu bạn có quyền quản trị hệ thống bạn có thể sửa số lượng hoặc đơn giá trong trong danh sách mặt hàng đã chọn.

11.5. Nếu muốn thanh tóan cho một khách hàng khác trong khi khách hàng này đang thanh toán, bạn bấm nút “Mở cửa sổ mới”. Thanh tóan xong khách hàng mới này ta bấm lại cửa sổ của khách hàng ban đầu để tiếp tục thanh tóan.

11.6. Phần tìm hóa : Trên giao diện này, bạn chú ý có chức năng: Tìm kiếm hóa đơn F3 bạn bấm chuột vào để hiển thị cửa sổ tìm kiếm -> nhập điều kiện tìm kiếm -> bấm nút tìm kiếm. => bạn thấy danh sách hóa đơn thỏa mãn điều kiện tìm kiếm hiện ra, bạn bấm vào một hóa đơn cần xem. Nếu là có quyền quản trị hệ thống sẽ sửa được hóa đơn, còn không thì chỉ có thể xem lại mà thôi.

11.7. Khi đầu đọc mã vạch bạn mua về, bạn chỉ việc cắm vào cổng USB như cắm chuột hoặc phím là sử dụng được.

12. Công nợ/Báo cáo :

Đối với phần này, thao tác hết sức đơn giản. Bạn chỉ cần nhập vào điều kiện và nhấn nút với chức năng tương ứng là xong. Các ô điều kiện mầu xanh bắt buộc nhập. Các ô điều kiện mầu trắng không bắt buộc nhập. Bạn nhập vào điều kiện nào thì kết quả sẽ lọc theo điều kiện đó. Không nhập điều kiện có nghĩa là dữ liệu sẽ không lọc theo điều kiện đó.

13.Quy trình khai báo Bộ sản phẩm hàng hóa (áp dụng cho bán hàng phụ tùng, các mặt hàng có nhiều đơn vị tính “ví dụ như Thùng/ gói”) thuận lợi cho việc quy đổi đơn vị tính.

 Bạn vào menu “Danh mục” -> “Khai báo bộ” -> xuất hiện giao diện “Danh sách bộ sản phẩm hàng hóa”: Trên giao diện bạn thấy, trên danh sách hiện ra hoàn toàn là các bộ sản phẩm đã được định nghĩa. Chú ý rằng tên danh mục của tất cả các bộ này, và cả chi tiết trong bộ của nó cũng phải được khai báo trong danh mục hàng hóa.

-> Để khai báo một bộ sản phẩm, tôi lấy việc khai báo một bộ “Bộ phớt cần cạnh PC128UU/US-1-OFFSET-NOK” làm ví dụ.

• Để định nghĩa một bộ phớt trên, đầu tiên ta kiểm tra xem tên của bộ phớt này đã được nằm trong danh mục phớt bộ đã được định nghĩa trong danh sách ở trên hay chưa? Bằng cách gõ tên bộ phớt này vào vùng tìm kiếm .
• Nếu khi tìm kiếm mà thấy có trong danh sách ở dưới thì có nghĩa là bộ phớt này đã được khai báo. Đến đây nếu ta muốn xem chi tiết các thành phần trong bộ thì ta bấm chọn vào dòng dữ liệu có tên bộ phớt này, ta bấm nút “Sửa”.
• Ở đây ta thấy được rằng “Tên bộ sản phẩm” được ghi ở trên, còn danh sách bên dưới ghi chi tiết từng thành phần nằm trong bộ, bao gồm tên hang, đvt, số lượng của từng thành phần.
• Giả sử trong trường hợp bạn tìm kiếm trong danh sách bộ sản phẩm mà không thấy tên của bộ phớt này trong danh sách, ta làm theo các bước như sau:

-B1: Từ giao diện ''Danh Muc Bo San Pham Hang Hoa'' ta bấm vào nút ''Thêm mới'' -> xuất hiện giao diện ''Thông tin bộ sản phẩm''.

-B2: Từ giao diện trên, ta đánh dấu hỏi vào “Tên bộ SP” rồi Enter để tìm mở cửa sổ tìm kiếm tên bộ phớt. 

-B3: Từ giao diện ở trên, bây giờ ta sẽ định nghĩa thành phần của bộ phớt này gồm những gì, ta gõ dấu “?” vào ô mã hàng, sau đó bấm Enter để mở giao diện tìm kiếm các chi tiết thành phần. Hãy đảm bảo rằng các chi tiết thành phần đã được khai báo trong danh mục hàng hóa -> sau khi tìm kiếm được thành phần đúng, ta nhập số lượng thành phần đó trong 1 bộ sản phẩm.
Sauk hi lần lượt điền đầy đủ thành phàn của bộ phớt này ta bấm nút “Lưu”.

--> Để sửa đổi một bộ sản phẩm: tôi lấy việc sửa đổi một bộ “Bộ phớt cần cạnh PC128UU/US-1-OFFSET-NOK” làm ví dụ. Từ danh sách “Bộ sản phẩm hàng hóa” -> nhập tên tìm kiếm vào ô tìm kiếm -> trong danh sách kết quả hiện ra tên của bộ phớt này -> bấm chọn tên bộ phớt này trong danh sách -> bấm nút “Sửa” -> xuất hiện giao diện chi tiết của bộ sản phẩm, từ đây ta có thể xóa một thành phần của bộ bằng cách bấm chọn thành phần đó rồi bấm nút “Delete” trên bàn phím. Và để số lượng của thành phần nào đó trong một bộ sản phẩm, ta chỉ việc sửa lại giá trị của ô số lượng trong danh sách đó. Sau khi đã xóa hoặc sửa đổi thông tin của thành phần ta bấm nút “lưu” để lưu lại.

-->Để xóa bỏ một định nghĩa bộ sản phẩm -> từ danh sách “Danh sách bộ sản phẩm hàng hóa” bạn bấm chọn một tên bộ sản phẩm mà bạn cần xóa ->bạn bấm nút “Xóa” trên giao diện này.

-->Copy thông tin định nghĩa về thành phần trong bộ từ một bộ sản phẩm khác: Trong trường hợp Bộ phớt được lấy làm ví dụ ở trên, giải sử ta có một bộ phớt khác có thành phần tương tự, nhưng khác ở chỗ là số lượng của một thành phần là 2 và thêm một thành phần nữa. Để định nghĩa bộ phớt khác này nhanh nhất, ta sẽ copy toàn bộ phần định nghĩa của bộ phớt ở trên để chuyển sang bộ phớt mới, bạn theo các bước sau:

• B1: Từ “Danh sách bộ sản phẩm hàng hóa”, bạn bấm nút “Thêm mới” -> xuất hiện giao diện định nghĩa bộ sản phẩm -> bạn đánh dấu “?” vào “Tên bộ SP” rồi bấm Enter để mở cửa sổ tìm kiếm tên bộ phớt mới.
• B2: Bạn bấm nút “Copy từ bộ khác” -> xuất hiện giao diện tìm kiếm hàng hóa -> bạn gõ điều kiện tìm kiếm để tìm ra bộ phớt ban đầu “Bộ phớt cần cạnh PC128 …” sau đó bạn chọn, lập tức toàn bộ thành phần của bộ phớt ban đầu sẽ được copy sang làm thành phần cho bộ phớt mới của bạn..
• B3: Bạn sửa lại số lượng của một thành phần là 2 cho đúng và chọn thêm một thành phần nữa rồi bấm nút “Lưu”, thế là đã xong.

14. Quy đổi đơn vị hàng hóa :

- Vào menu “Kho hàng” --> “Quy đổi bộ - lẻ” --> xuất hiện danh sách phiếu Quy đổi (nếu đã làm nhiều lần phiếu quy đổi thì tại đây bạn tìm ra được những phiếu đó. Giả sử 1 thùng mỳ tôm có khai báo quy cách bộ là gồm 30 gói lẻ. Đổi 1 bộ ra lẻ có nghĩa là ta làm 1 phiếu quy đổi 1 thùng mỳ tôm ra để bán lẻ, như vậy khi đã dỡ thùng ra thì tồn kho về đơn vị thùng là trừ đi 1, tồn kho của đơn vị tính là gói sẽ cộng lên 30

- Thêm mới phiếu quy đổi.

- Khi quy đổi thì bạn phải tự xác định giá vốn cho mặt hàng được quy đổi. Ví dụ: 1 thùng có giá vốn 9,000, thì đổi ra lẻ bạn phải tự tính toán để giá vốn mỗi gói là 3,000.

- Danh sách bên dưới là những mã hàng lẻ có ở trong bộ sản phẩm.

15. Chấm công, tính lương :

- Vào menu “Thu – Chi – Chấm công” --> chọn “Chấm công tháng” --> giao diện chấm công tháng hiện ra. Những nhân viên có thuộc tính chấm công và sử dụng sẽ được đem ra tính công. Nếu dữ liệu chấm công tháng đã được tạo thì bạn chọn tháng rồi bấm nút “Tải dữ liệu”, nếu chưa có dữ liệu chấm công của tháng đó hoặc muốn tạo lại bảng công thì “Tạo bảng chấm công”.

- Ở giao diện này, phần phía dưới là ghi chú các mã loại hình chấm công. Trên bảng chấm công bạn cứ bấm vào ngày nào cần chấm rồi chọn loại hình chấm công là được. Mặc định khi tạo bảng chấm công thì tất cả các ngày trong tháng được chọn sẵn là đi làm đủ công.

- Tính lương: Bảng chấm công này được chuyển sang làm tính tương. Bạn vào menu “Thu – Chi – Chấm công” --> chọn “Tính lương – In bảng lương”. Bạn chọn tháng cần tính lương (tháng đã có bảng chấm công) --> bấm “Tải dữ liệu”. Nếu chưa tính lương hoặc tính rồi nhưng bạn muốn tính lại thì bấm “Tính lương”.

- Bấm “In bảng lương” để tin bảng lương tòan bộ nhân viên.

- Bấm “In phiếu lương” để in bảng lương của 1 nhân viên.

• Kinh nghiệm thiết lập trang in mã vạch:

Khi in mã vạch: bạn phải chọn Page Setup để chọn đúng khổ giấy.

Trong phần Properties của máy in, bạn phải thiết lập khổ của trang tin phù hợp với tem. Cái này có thể tra trên mạng. Có các khổ giấy như sau:

• 76mm x 21mm, để thuộc tính Gap (khoảng cách các tem trên và dưới) = 2mm
  
• Chế độ in có Type: Label with Gap

• Mọi thắc mắc bạn có thể gọi điện trực tiếp 0916 886 880 – 0983 194 810 hoặc gửi email về địa chỉ : dinhvanso@gmail.com

V. HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH

1. Chạy chương trình từ biểu tượng ngoài màn hình Desktop bằng cách bấm đúp chuột / hoặc bấm chuột phải lên biểu tượng -> chọn Open

2. Đăng nhập chương trình: Khi mở phần mềm lên, cửa sổ đăng nhập hiện ra: bạn đánh tên đăng nhập là Admin, mật khẩu là: 111111 (sáu số 1)

3. Đổi mật khẩu đăng nhập: -> Menu Hệ thống -> Đổi mật khẩu -> nhập mật khẩu cũ -> nhập mật khẩu mới -> nhập lại mật khẩu mới -> bấm nút Chấp nhận

4. Khai báo thông tin công ty, thông tin sẽ in trên tiêu đề hóa đơn xuất, nhập: -> Hệ thống -> Thông tin công ty -> nhập thông số -> bấm nút chấp nhận để lưu lại.

5. Khai báo danh mục người dùng: -> danh mục -> người dùng -> bấm Thêm mới -> nhập thông tin -> Chấp nhận. Để sửa thông tin thì chọn trong danh sách 1 người dùng -> bấm nút sửa -> nhập thông tin vào các ô dữ liệu cho đúng -> bấm Chấp nhận.

6. Khai báo danh mục nhân viên: -> danh mục -> nhân viên -> thao tác tương tự khai báo danh mục người dùng

7. Khai báo hệ thống danh mục dùng chung, bao gồm:

1. Mục thu: Là danh mục lý do thu, để sau này làm phiếu thu ta đưa vào là lý do thu là gì, VD: Nợ phải thu, thu phí dịch vụ ….
2. Mục chi: Là danh mục lý do chi, để sau này làm phiếu chi ta đưa vào là lý do chi là gì, VD: Nợ phải trả, trả dịch vụ, tiền lương, …
3. Kho hàng: Là danh mục các kho hàng, cửa hàng của công ty mà ở đó có chứa hàng hóa cần phải quản lý nhập – xuất tồn. Khi làm phiếu nhập, xuất hàng hóa sẽ lựa chọn là nhập/xuất trên kho hàng nào, hàng tồn sẽ được tính theo kho đó.
4. Tài khoản (khai tên những tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng mà bạn muốn quản lý nó trên phần mềm): Là tên các tài khoản sẽ được lựa chọn khi làm phiếu thu, phiếu chi, từ đây ta theo dõi được tình hình thu chi trên từng tài khoản, số dư tài khoản.
5. Nhóm đối tượng: Là phân nhóm khách hàng hoặc phân nhóm nhà cung cấp, để khi khai báo Đối tượng (gồm khách hàng và nhà cung cấp) sẽ gắn thuộc Nhóm đối tượng nào. Khi báo cáo tình hình nhập xuất ta có thể xem lượng nhập xuất theo nhóm đối tượng.
6. Nhóm hàng: Là khai báo phân nhóm một số ngành hàng để khi khai báo một mặt hàng, ta gán vào hàng đó thuộc nhóm nào. Khi báo cáo ta có thể xem doanh thu theo từng nhóm để biết được nhóm hàng nào bán tốt. Ví dụ: Nhóm đồ gầm, nhóm đồ điện, nhóm đồ vỏ, nhóm động cơ, nhóm thủy lực, …
7. Nhà sản xuất: Khai báo một số nhà sản xuất chính để khi khai báo danh mục hàng hóa sẽ chọn mặt hàng đó thuộc nhà sản xuất nào. Khi báo cáo hàng xuất ta cũng có thể xem theo từng nhà sản xuất khác nhau. Khi khai báo hàng hóa không bắt buộc khai báo nhà sản xuất, bạn nên ghi cả tên của nhà sản xuất vào cuối tên hàng. Ví dụ: Phớt thủy lực NOK, Phớt thủy lực WYS
8. Thao tác chung như sau: -> Danh mục -> chọn tên danh mục cần khai báo -> Bấm thêm mới -> nhập thông tin -> chấp nhận. Để sửa danh mục dùng chung: Chọn 1 dòng trong danh sách -> bấm sửa -> nhập thông tin cần sửa -> chấp nhận.

8. Khai báo danh mục hàng hóa : -> Danh mục -> Hàng hóa

1. Thêm mới hàng: Bấm nút thêm mới -> nhập thông tin hàng -> Chấp nhận. Trong đó mã hàng có thể tự động tăng bằng cách bấm nút …. bên cạnh ô mã hàng. Tên hàng, quy cách , danh điểm cố gắng khai đủ. Số lượng Min, Max là số tồn hàng tối thiểu, tối đa trong kho hàng để hệ thống biết được và so sánh và cảnh báo khi hàng tồn ngoài phạm vi Min – Max. Giá 1, 2,3 là 3 mức giá bán của một mặt hàng, có thể hiểu là giá buôn, lẻ 1, lẻ 2, khi khai báo thì Giá 1 <= Giá 2 <= Giá 3. Nếu khai báo mức giá được hưởng ở bên danh mục Đối tượng là 1, 2 hoặc 3 thì khi làm phiếu xuất hàng phần mềm sẽ tự động điền mức giá tương ứng vào đơn hàng. Tuy nhiên mức giá ở đơn hàng bạn vẫn có thể nhập lại bằng tay.
2. Sửa đổi thông tin: Bạn chọn một tên hàng ở dưới danh sách -> Sửa -> nhập thông tin -> Chấp nhận. Chú ý là thận trọng với những mặt hàng đã có giao dịch vì khi thay đổi tên hàng chẳng hạn sẽ làm thay đổi tên của mặt hàng đó trên tất cả hóa đơn nhập, xuất.
3. Xóa tên hàng: Để xóa ta chọn 1 mặt hàng cần xóa dưới danh sách -> bấm Xóa -> xác nhận có xóa không. Nếu mặt hàng đã phát sinh giao dịch thì bạn không thể xóa.
4. Tìm kiếm: Vùng tìm kiếm hàng hóa. Bạn nên nhập vào những từ liên quan đến tên hàng, quy cách, danh điểm, mã hàng . Tốt nhất mỗi từ cách nhau bởi dấu phẩy để kết quả tìm kiếm tốt hơn.
5. Nút “Mở rộng” trên danh sách hàng hóa (tương tự cho các danh mục khác) là nút ẩn đi vùng nhập liệu, chỉ hiện danh sách hàng hóa. Bấm lại lần nữa thì vùng nhập liệu hhiện ra.

9. Khai báo danh mục đối tượng (khách hàng và nhà cung cấp): -> Danh mục -> đối tượng -> thêm mới -> nhập thông tin -> chọn mức giá được hưởng nếu là khách hàng. Nếu là nhà cung cấp thì mức giá đặt là 1. -> Chấp nhận: Trên danh sách hàng hóa có khai báo 3 mức giá là 1,2, 3. Nếu mức giá của đối tượng là 1 thì khi bạn bán hàng, giá 1 sẽ được điền vào đơn hàng.

10. Lập phiếu nhập/xuất hàng: -> Kho hàng -> hóa đơn nhập/xuất -> xuất hiện giao diện tìm kiếm hóa dơn nhập. Ở đây bạn có thể nhập điều kiện tìm kiếm để tìm những hóa đơn đã lập, khi tìm thấy bạn có thể sửa hoặc xóa hóa đơn.

1. Thêm mới hóa đơn: Trên giao diện tìm kiếm Hóa đơn -> Thêm mới -> cửa sổ nhập thông tin -> bạn nhập các thông tin vào các ô nhập liệu tương ứng, rồi điền các mặt hàng vào Hóa Đơn bằng cách: Đánh dấu hỏi vào ô mã hàng trong phần danh sách hàng hóa rồi bấm Enter để mở hộp thoại tìm kiếm -> bấm phím F3 để đặt con trỏ vào chỗ tìm kiếm -> gõ điều kiện tìm kiếm:

• Nếu tìm thấy thì bạn chọn mặt hàng ở danh sách rồi bấm đúp chuột/F5/chấp nhận để chọn mặt hàng -> nhập số lượng -> đơn giá -> Enter đến xuống dòng tiếp vào ô mã hàng.
• Nếu khi tìm không thấy bạn cần thêm tên hàng đó vào danh sách: -> F11 (mở rộng) -> Thêm mới -> nhập thông tin -> Lưu -> F11 -> Tải lại -> F3 -> gõ điều kiện tìm kiếm -> chọn mặt hàng bạn vừa thêm -> nhập số lượng -> đơn giá -> Enter đến xuống dòng tiếp vào ô mã hàng.
• Tiếp tục quy trình chọn các mặt hàng khác vào hóa đơn -> Lưu

    2. Thanh toán hóa đơn: Bạn có thể thanh toán 1 phần hoặc toàn bộ tiền trên hóa đơn này -> bấm Thanh toán -> Hộp thoại thanh toán hiện lên, nhập thông tin -> Lưu. Số tiền còn nợ trên hóa đơn là chỉ tính riêng hóa đơn này, không phải tổng công nợ của đối tượng.

    3. Sửa, xóa hóa đơn : Trên giao diện tìm kiếm hóa đơn -> tìm đến hóa đơn cần sửa/xóa -> bấm nút sửa/xóa tương ứng.

11. Nhập tồn kho đầu kỳ: Nếu bạn kiểm kê kho hàng xong -> lập phiếu nhập -> thực hiện lập phiếu nhập với Đối tượng (nhà cung cấp) chính là công ty mình (nếu chưa có thì khai báo thêm), lại phiếu nhập là nhập hàng tồn đầu kỳ.

12. Nhập công nợ đầu kỳ cho nhà cung cấp/ khách hàng: -> Công nợ -> công nợ đầu kỳ khách hàng/nhà cung cấp: -> Thêm mới -> nhập số tiền -> chấp nhận.

13. Làm phiếu thu/chi: -> Thu chi -> Phiếu thu/chi -> hệ thống mở danh sách tìm kiếm phiếu thu /chi. Tại giao diện này bạn có thể nhập điều kiện tìm kiếm phiếu thu chi đã lập trước đó để sửa/xóa. Khi bạn chốt số dư đầu kỳ các tài khoản thì bạn lập phiếu thu/chi để số tiền trong tài khoản đúng bằng số chốt.

• Thêm phiếu chi: Bấm thêm mới trên giao diện tìm phiếu thu/chi -> nhập thông tin phiếu thu/chi: Trong đó ô Đối tượng nếu bạn chọn có nghĩa là Thu/Chi cho đối tượng này và có tính vào công nợ. Nếu ô Đối tượng không được chọn thì số tiền Thu/chi sẽ không tính vào công nợ của ai.

14. Xem báo cáo: Trên menu của chương trình có đủ các mục xem báo cáo, bạn cần xem báo cáo nào thì chọn rồi nhập điều kiện báo cáo: Từ ngày – đến ngày ; ….. rồi bấm nút trên giao diện, kết quả sẽ hiện ra trong danh sách. Từ danh sách này, nếu là báo cáo thu/chi, nhập/xuất thì bạn bấm đúp chuột vào một dòng sẽ mở phiếu tương ứng ra. Để in báo cáo bấm nút “In”.